Топ 7 ошибок, которые нельзя совершать в деловой переписке с журналистом
Рассказываем о том, как правильно общаться с журналистами и сотрудниками редакции, чтобы ваши материалы принимались к публикации, а СМИ всегда было готово к сотрудничеству.
Продвижение экспертного контента и PR-материалов компании зачастую тесно связаны с работой журналистов. Поэтому очень важно уметь правильно выстраивать коммуникацию с сотрудниками редакции. Как не испортить отношения с представителями СМИ и не совершить самые распространенные ошибки? Читайте наши рекомендации.
Для того, чтобы ваша переписка с журналистами проходила успешно, нужно помнить несколько простых правил. Во-первых, к ней применяются все аспекты обычной деловой переписки. Сюда можно включить обязательное указание темы письма, вежливость при общении, проявление уважения к собеседнику. Во-вторых, ваш текст должен быть грамотно написан. Грамматические и орфографические ошибки, особенно грубые, способны очень сильно испортить впечатление о вас. В-третьих, на письма журналистов всегда нужно отвечать. Если вы не можете подготовить ответ сразу, хотя бы предупредите человека, что письмо получено, и в ближайшее время вы займетесь решением его вопроса.
К дедлайнам нужно относиться очень серьезно. Если журналист просит срочный комментарий, значит, это действительно срочно. Если вы не можете так оперативно отреагировать, напишите об этом и согласуйте с человеком свои дальнейшие действия.
Если вы готовите к публикации не собственный комментарий, а какого-то другого эксперта, обязательно согласуйте с ним все нюансы перед размещением. Нет ничего хуже, чем вносить правки в уже опубликованный материал. Особенно, если возмущенный автор позвонил напрямую в редакцию.
Ошибки, которые не стоит совершать в переписке с журналистом
1. Присылать обезличенные письма.
В любых письмах и сообщениях важно обращаться к адресату по имени. Это элементарное правило деловой переписки. А такое обезличенное письмо журналист может просто не прочитать, и даже ваша мегаважная тема его не заинтересует. Поэтому не «Добрый день!», а «Добрый день, Елена!».
2. Отправлять «письмо-отписку».
Не стоит отправлять письмо, из которого сложно понять, чем конкретно вы можете быть полезны изданию. Такая строка, как «хочу писать для вас статьи, какие темы для вас наиболее интересны?», вызовет только недоумение. И вряд ли вы когда-либо получите ответ на такое письмо.
3. Предлагать не ту тему.
Вас может привлекать идея размещения в популярном издании, но если сфера ваших компетенций никак не совпадает с тематикой этого СМИ, от такого сотрудничества лучше отказаться. К примеру, если издание пишет о контент-маркетинге, продвижении и т.п., совершенно незачем предлагать его журналистам кейсы по внедрению программного обеспечения.
4. Обильно использовать стоп-слова.
Как и в любой деловой переписке, в общении с журналистом будут неуместны слова «Доброго времени суток» и всевозможные «приветики». Не стоит употреблять такие конструкции, как «заранее благодарен» и «глубокоуважаемый». И, конечно, совсем против правил переходить на «ты».
5. Напоминать о своем письмо более одного раза.
Тут правило простое. Если присылаете два напоминания, то за это уже должно быть стыдно. А четвертое и пятое напоминание – это уже спам. Это правило относится ко всем каналам коммуникации, а не только к почте или каждой соцсети. Не стоит писать в личку в ВК о том, что вы отправили письмо на электронную почту.
6. Игнорировать журналиста.
Соблюдение дедлайнов – это вообще хороший тон при выполнении любой задачи. Если вы договорились с журналистом о сроках сдачи текста, то их нужно соблюдать. Но не стоит забывать о публикации и после размещения вашего материала. Если журналист присылает ссылку, то ему нужно отправить хотя бы простое «спасибо». Тишина в ответ на его письма будет невежливой и недальновидной реакцией, ведь вам, вполне возможно, еще придется к нему обращаться.
7. Отправлять внутренние документы и массивы данных.
Часто PR-специалисты склонны скидывать в редакцию в исходном виде приказы, отчеты и просто ссылки на сайт. Они не готовы тратить собственное время, чтобы сделать выжимку и выбрать самое важное для себя. Нужно помнить, что журналист также очень занятой человек. И ему не понравится перерабатывать массивы данных вместо вас.
8. Использовать журналиста, чтобы получить контакты его популярного коллеги.
Не следует писать менее известному журналисту только для того, чтобы получить контакты его маститого коллеги. Вряд ли вы добьетесь своей цели, а вот испортить отношения в целом с изданием вполне можете.
Как нужно писать?
Написать правильное письмо журналисту — это не какое-то недоступное и сложное знание. Важно не пытаться решить свои проблемы за счет сотрудников редакции, а подумать о том, чем вы можете быть полезны друг другу. При подготовке писем не нужно указывать многочисленные подробности. Всем известно, что краткость – сестра таланта. Только те факты, которые характеризуют вас, как профессионала, могут заинтересовать журналиста. И, конечно, ему будет важен смысл сообщения, без особенной подачи и излишней красоты.
А в конце письма не забудьте указать фамилию, имя, должность, место работы и все контакты, по которым с вами можно связаться.